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facilita.ia · Benjamin · contratos + fornecedores

Do pedido de contrato à evidência da ISO 9001 8.4,
com a minuta lida pela IA e o fornecedor sempre no prazo.

Solicitação por wizard, aprovação interna em cadeia e externa por link tokenizado sem login, análise da minuta pelo Benjamin (resumo, riscos, red flags e obrigações sugeridas), alertas de vencimento em 90, 30 e 7 dias, certidões CNPJ, CEIS, CEPIM e CNEP vigiadas, e fornecedor qualificado e reavaliado no intervalo configurado. Contrato ativo e fornecedor avaliado viram evidência da cláusula ISO 9001 8.4 sem trabalho extra.

1. Solicitação · wizard2. Aprovação interna + externa3. Análise da minuta por IA4. Alertas 90/30/7 + obrigações 5W2H5. Fornecedor qualificado e reavaliado6. Evidência ISO 9001 8.4
Benjamin
Benjamin
facilita.ia · contratos + qualidade

Stage 1 · Solicitação de contrato por wizard

Objeto, partes, minuta e cadeia de aprovação num fluxo guiado. Campos de modelos são extraídos automaticamente.

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Nova solicitação · contrato de prestação de serviço
Wizard em 4 passos, com extração automática de campos da minuta
Quem solicita não começa de uma folha em branco. O wizard pede objeto, partes, minuta e a cadeia de aprovação. Ao anexar a minuta a partir de um modelo, o sistema extrai automaticamente os campos preenchíveis, então datas, valores e prazos já chegam estruturados em vez de digitados de novo.
Passo 1
Objeto
O que está sendo contratado, em texto livre.
Passo 2
Partes
Contratante e contratada, com dados cadastrais.
Passo 3
Minuta
Anexa o documento. Campos do modelo são extraídos.
Passo 4
Cadeia de aprovação
Define quem aprova, na ordem.
Solicitação criada · Stage 2: aprovação interna e externa

Stage 2 · Aprovação interna em cadeia e externa por link tokenizado

A aprovação interna segue a ordem definida. A parte externa aprova por um link tokenizado, sem precisar de login.

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Cadeia de aprovação em andamento
Aprovadores internos na ordem · contraparte aprova por link, sem login
A solicitação percorre a cadeia interna na sequência configurada no wizard. Quando chega na contraparte, o sistema gera um link tokenizado que a parte externa abre para aprovar sem criar conta nem instalar nada. Cada passo fica registrado.
Gestor da área
Aprovação interna · passo 1 da cadeia
Interna
Jurídico
Aprovação interna · passo 2 da cadeia
Interna
Contraparte
Aprovação externa por link tokenizado, sem login
Externa
Stage 3: Benjamin lê a minuta

Stage 3 · Análise da minuta por IA

Benjamin lê a minuta e devolve resumo, riscos, red flags e obrigações sugeridas. A decisão segue humana.

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Benjamin · análise da minuta
Resumo, riscos, red flags e obrigações sugeridas, lado a lado
A análise por IA lê a minuta anexada e devolve quatro saídas estruturadas para quem vai decidir: um resumo do que o contrato estabelece, os riscos identificados, as red flags que merecem atenção antes da assinatura e as obrigações sugeridas que dali decorrem.
Resumo

O contrato estabelece o objeto, o prazo de vigência, o valor e a forma de pagamento, sintetizados pela IA a partir do texto da própria minuta.

Riscos
  • Cláusula de reajuste sem índice definido
  • Prazo de rescisão assimétrico entre as partes
Red flags
  • Multa por atraso acima do usual para o objeto
  • Foro de eleição distante da sede
Obrigações sugeridas
  • Entregar relatório mensal de execução
  • Manter certidões regulares durante a vigência
A IA lê, o humano decide. Benjamin extrai resumo, riscos, red flags e obrigações a partir do texto da minuta para informar a análise. A aprovação e a assinatura continuam sendo decisão das pessoas na cadeia.
Contrato ativo · Stage 4: vigilância de vencimento, parcelas e certidões

Stage 4 · Contrato ativo, sempre vigiado

Alertas de vencimento em 90, 30 e 7 dias, obrigações viram planos 5W2H, parcelas têm gestão financeira e certidões são monitoradas.

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Vigência, obrigações, parcelas e certidões sob controle
Nenhum vencimento pega ninguém de surpresa
Com o contrato ativo, o sistema dispara alertas de vencimento em três janelas, vincula as obrigações a planos 5W2H para que tenham responsável e prazo, faz a gestão financeira das parcelas e detecta o vencimento das certidões da contraparte.
90 dias
Primeiro alerta de vencimento da vigência
30 dias
Reforço para decidir renovação ou encerramento
7 dias
Alerta final antes do vencimento
Obrigações vinculadas a planos 5W2H. Cada obrigação que decorre do contrato vira um plano com responsável e prazo, em vez de ficar perdida no texto.
Gestão financeira das parcelas. As parcelas do contrato ficam controladas no próprio módulo.
Certidões da contraparte monitoradas
CNPJ
Regular
CEIS
Regular
CEPIM
Vencimento próximo · alerta disparado
CNEP
Regular
Stage 5: o outro lado do 8.4, o fornecedor

Stage 5 · Fornecedor qualificado, avaliado e reavaliado

Cadastro por categoria, intervalo de reavaliação configurável, avaliações periódicas com nota, importação CSV em lote e alerta de reavaliação vencida.

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Fornecedores · qualificação, avaliação e reavaliação
A categoria define o ritmo da reavaliação
Cada fornecedor é cadastrado com uma categoria e um intervalo de reavaliação configurável. As avaliações periódicas registram uma nota, dá para importar fornecedores por CSV em lote e o sistema alerta quando uma reavaliação está vencida.
Crítico
Reavaliação mais frequente
Intervalo configurável conforme a política da empresa.
Padrão
Reavaliação periódica
Intervalo configurável conforme a política da empresa.
Ocasional
Reavaliação espaçada
Intervalo configurável conforme a política da empresa.
  • Avaliações periódicas com nota. Cada ciclo gera um registro com a nota atribuída ao fornecedor.
  • Importação CSV em lote. Carteiras grandes entram de uma vez, sem cadastro um a um.
  • Alerta de reavaliação vencida. Quando o intervalo expira, o sistema avisa em vez de deixar passar.
Stage 6: o loop fecha na cláusula 8.4

Stage 6 · Contrato ativo e fornecedor avaliado viram evidência da ISO 9001 8.4

O que já foi feito no fluxo de contratos e fornecedores passa a comprovar o controle de provimento externo da norma.

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ISO 9001 · cláusula 8.4 · controle de processos, produtos e serviços externos
Evidência sai do próprio fluxo, sem dossiê montado à parte
O contrato ativo passa a ser evidência da cláusula 8.4, e a qualificação, avaliação e reavaliação dos fornecedores atendem ao mesmo requisito. Quando a auditoria pergunta como a empresa controla seus provedores externos, a resposta já está registrada.
Benjamin

Cobertura da cláusula 8.4

  • Contratos ativos viram evidência do controle dos serviços e produtos providos externamente.
  • Qualificação de fornecedores registrada por categoria no cadastro.
  • Avaliação e reavaliação periódicas com nota, no intervalo configurado.
  • Alertas de reavaliação vencida mantêm a evidência sempre atual.
Gestão de contratos e avaliação de fornecedores deixam de ser duas planilhas separadas e viram um fluxo único que, de quebra, sustenta a cláusula 8.4 da ISO 9001. O trabalho de comprovar conformidade some, porque a conformidade é o próprio fluxo do dia a dia.

De "minuta no e-mail + planilha de vencimento" a fluxo único, da solicitação à evidência da norma.

Contrato que nasce numa minuta perdida no e-mail vira aprovação por print de WhatsApp, vira vencimento descoberto tarde demais, vira fornecedor que ninguém lembrou de reavaliar. Cada etapa solta deixa um buraco que só aparece na auditoria. Quando solicitação, aprovação, análise da minuta, vigilância de vencimento e avaliação de fornecedor moram no mesmo módulo, a obrigação vira 5W2H com responsável, a certidão vencendo dispara alerta e o contrato ativo já é evidência da ISO 9001 8.4. Nada se perde, nada se refaz na véspera.

Sem facilita.ia
Planilhas desconectadas
Minuta no e-mail, aprovação informal, vencimento na planilha que ninguém abre, fornecedor sem reavaliação. A evidência da norma é montada correndo na véspera da auditoria.
Com Benjamin · ponta a ponta
Fluxo único
Wizard, cadeia de aprovação, minuta lida pela IA, alertas 90/30/7, certidões vigiadas, fornecedor reavaliado no prazo. Contrato e fornecedor já são evidência da cláusula 8.4.

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