Texto da norma
Mantenha registros atualizados e documentados de todas as operações de tratamento de dados pessoais realizadas, incluindo finalidade, forma, categoria de dados, titulares envolvidos e prazos de conservação. Estabeleça mecanismos claros para demonstrar a conformidade com os princípios da LGPD, garantindo transparência e rastreabilidade das atividades de tratamento. Disponibilize os registros à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) quando solicitado, assegurando sua integridade e veracidade. Conserve os registros pelo prazo mínimo estabelecido na legislação ou até que a finalidade do tratamento seja atingida, observando as disposições legais aplicáveis. LGPD, cláusula 5 · texto integral oficial em ANPD — Autoridade Nacional de Proteção de Dados.
Guia do Benjamin · IA do facilita.ia
O que isso quer dizer na prática?
A LGPD exige que a empresa anote e guarde tudo o que faz com dados de pessoas (clientes, funcionários, fornecedores). Isso inclui: por que pegou esses dados (ex.: contratar um funcionário), como usa (ex.: envia e-mail marketing), que tipo de dado é (nome, CPF, endereço), quem é o dono deles (cliente X, candidato Y) e por quanto tempo vai guardar. Se a ANPD (o "fiscal da LGPD") pedir, você precisa mostrar esses registros completos e verdadeiros.
Como atender (passo a passo)
- Mapear todas as áreas que mexem com dados pessoais
- Liste departamentos (RH, Comercial, Suporte) e pergunte: "Que dados de pessoas vocês guardam? Para quê? Onde ficam?".
- Exemplo: O RH guarda CPF e comprovante de residência de candidatos por 6 meses (prazo da vaga).
- Criar um "caderno de registros" (pode ser planilha ou sistema)
- Para cada operação, anote:
- Finalidade: "Enviar promoções para clientes que aceitaram receber e-mail".
- Tipo de dado: "Nome, e-mail, histórico de compras".
- Titulares: "Clientes ativos da loja online".
- Prazo: "Até o cliente pedir para sair da lista ou por 2 anos sem compra".
- Dica: Use modelos prontos da internet (busque "modelo registro LGPD").
- Atualizar sempre que algo mudar
- Novo sistema de CRM? Adicione no caderno.
- Parou de usar uma base de dados? Anote a data e o motivo (ex.: "Excluído em 10/2024 por fim da campanha").
- Guardar os registros por pelo menos 1 ano (ou mais, se a lei pedir)
- Salve backups em nuvem ou servidor seguro. Ninguém pode apagar ou alterar sem justificativa.
- Treinar quem mexe com dados
- Ensine as equipes a preencher o caderno quando fizerem algo novo (ex.: "Vamos gravar ligações de clientes? Avise o time de compliance").
O que auditor procura como evidência
- Planilha/sistema com registros detalhados (veja exemplo no passo 2).
- Comprovante de treinamento (e-mail, lista de presença ou certificado de curso interno sobre LGPD).
- Política interna (documento assinado pela direção dizendo como a empresa cumpre a LGPD).
- Logs de acesso (registros de quem entrou nos sistemas com dados, quando e por quê).
Erros comuns
- Achar que "já está tudo certo" porque tem um termode uso no site. O registro deve ser detalhado e atualizado, não só um aviso genérico.
- Esquecer de áreas "invisíveis": Terceirizados (ex.: empresa de cobrança) ou planilhas locais (ex.: o vendedor que guarda contatos de clientes no Excel).
- Apagar dados antes do prazo por falta de espaço ou "limpeza". Sempre verifique a finalidade e a lei antes de excluir.
Requisitos compostos desta cláusula
Registros de tratamento — ROPA + mapa de fluxo
- ROPA — Registro de atividades de tratamento (mín. 1 evidência)
- Mapa de fluxo de dados (mín. 1 evidência)
Artefatos sugeridos para evidência auditável
Tipos de documento, processo, registro ou indicador que tipicamente sustentam essa cláusula em auditoria. Cada um é gerado e rastreado dentro do facilita.ia.
| Tipo | Artefato | Por quê |
|---|---|---|
| Document | Procedimento de Registro de Tratamento de Dados | Estabelece o passo a passo para documentar operações de tratamento de dados conforme a LGPD. |
| Evidence | Registros de Tratamento de Dados Pessoais | Comprova a existência e atualização dos registros de tratamento de dados pessoais. |
| Audit | Auditoria Interna de Conformidade com a LGPD | Verifica a conformidade dos registros de tratamento de dados com os requisitos da LGPD. |
| Kpi | Indicador de Atualização de Registros de Tratamento de Dados | Monitora a frequência e a qualidade das atualizações nos registros de tratamento de dados. |
| Business Process | Fluxo de Tratamento de Dados Pessoais | Mapeia o processo de tratamento de dados, garantindo transparência e rastreabilidade. |
Como o facilita.ia aplica essa cláusula ao contexto da sua empresa
O Benjamin contextualiza esta orientação para a sua operação, cruza a evidência com outras normas via Cross Intelligence e mantém o rastreamento auditável.
Diagnóstico gratuito Ver comparativos