Texto da norma
Garantia, aos titulares, de exatidão, clareza, relevância e atualização dos dados, de acordo com a necessidade e para o cumprimento da finalidade de seu tratamento. LGPD, cláusula 2.5 · texto integral oficial em ANPD — Autoridade Nacional de Proteção de Dados.
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O que isso quer dizer na prática?
A LGPD exige que os dados das pessoas (clientes, funcionários, fornecedores) estejam corretos, claros, atualizados e úteis para o que a empresa precisa fazer com eles. Exemplo: se um cliente muda de telefone, não adianta guardar o número antigo; se um funcionário pede para corrigir o nome no sistema, a empresa tem que ajustar. É como manter a lista de contatos do celular sempre limpa e atualizada — mas aqui, a multa por descuido é pesada.
Como atender (passo a passo)
- Validar dados na entrada Checar informações logo que elas chegam. Exemplo: no cadastro de um novo cliente, confirmar e-mail com um link de verificação ou ligar para validar o telefone. No RH, pedir documentos originais (RG, CPF) para evitar erros de digitação.
- Atualizar sempre que o titular pedir ou quando a empresa souber de mudanças Criar canais fáceis para atualizações (ex.: formulário na intranet para funcionários, botão "Atualizar meus dados" no app do cliente). Se um vendedor souber que um cliente trocou de empresa, anotar no sistema na hora.
- Limpar dados obsoletos ou irrelevantes Fazer "faxinas" periódicas. Exemplo: apagar currículos de candidatos não selecionados após 6 meses; remover endereços antigos de clientes inativos há 2 anos. Usar regras claras (ex.: "Dados de ex-funcionários são excluídos após 5 anos").
- Tornar os dados compreensíveis Evitar códigos internos ou abreviações que só a empresa entende. Exemplo: no lugar de "Status: CLT-ATV", escrever "Vínculo: CLT – Ativo". Se usar siglas, incluir um glossário acessível.
- Documentar as ações Registrar quem atualizou, quando e por quê. Exemplo: no sistema de RH, um campo de "Histórico de alterações" com data e usuário. Para clientes, logs de atendimento (ex.: "Cliente ligou em 10/05 para atualizar CEP").
O que auditor procura como evidência
- Registros de atualizações: Print de telas do sistema mostrando dados antes/depois de uma correção, com data e responsável.
- Políticas escritas: Procedimento interno tipo "Como atualizar dados de clientes" ou "Retenção de dados do RH", assinado pela liderança.
- Treinamentos: Lista de presença de uma capacitação sobre "Qualidade de dados" para as equipes de comercial e RH.
- Canais de comunicação: Print da página "Fale Conosco" com opção "Atualizar meus dados" ou e-mail dedicado (ex.: dados@empresa.com.br).
- Auditorias internas: Relatórios de checagens aleatórias (ex.: "Amostra de 20 cadastros de fornecedores validados em abril/2024").
Erros comuns
- Deixar a atualização por conta do titular: Achar que basta avisar "Se mudar algo, nos avise". A empresa também deve buscar ativamente (ex.: enviar e-mail anual para clientes confirmarem dados).
- Guardar dados "por via das dúvidas": Manter informações sem propósito claro (ex.: cópia de RG de visitante de 3 anos atrás sem justificativa).
- Ignorar sistemas desatualizados: Ter planilhas antigas do Excel com dados duplicados ou errados, enquanto o sistema oficial está correto. Todos os bancos de dados devem estar sincronizados.
Artefatos sugeridos para evidência auditável
Tipos de documento, processo, registro ou indicador que tipicamente sustentam essa cláusula em auditoria. Cada um é gerado e rastreado dentro do facilita.ia.
| Tipo | Artefato | Por quê |
|---|---|---|
| Document | Política de Atualização de Dados Pessoais | Estabelece diretrizes para manter os dados dos titulares precisos e atualizados. |
| Business Process | Processo de Validação de Dados dos Titulares | Define os passos para garantir a exatidão e relevância dos dados tratados. |
| Kpi | Índice de Atualização de Dados | Monitora a frequência e eficácia das atualizações dos dados dos titulares. |
| Audit | Auditoria de Conformidade de Dados | Verifica a conformidade dos dados tratados com os princípios da LGPD. |
| Non Conformity | Registro de Não Conformidades de Dados | Documenta e trata desvios relacionados à qualidade dos dados dos titulares. |
Como o facilita.ia aplica essa cláusula ao contexto da sua empresa
O Benjamin contextualiza esta orientação para a sua operação, cruza a evidência com outras normas via Cross Intelligence e mantém o rastreamento auditável.
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