Texto da norma
**Tratar dados pessoais conforme os princípios de finalidade, adequação, necessidade, livre acesso, qualidade dos dados, transparência, segurança, prevenção, não discriminação e responsabilização.** Determinar que toda atividade de tratamento tenha propósito legítimo, específico e explícito, informado ao titular, sem possibilidade de uso abrangente ou incompatível com a finalidade original. Assegurar a exatidão, atualização e pertinência dos dados, adotando medidas técnicas e administrativas para proteger contra acessos não autorizados, destruição ou perda, e garantir a eliminação após o cumprimento da finalidade. Monitorar o cumprimento dos princípios em todas as etapas do tratamento, documentando as bases legais e as salvaguardas implementadas. LGPD, cláusula 2 · texto integral oficial em ANPD — Autoridade Nacional de Proteção de Dados.
Guia do Benjamin · IA do facilita.ia
O que isso quer dizer na prática?
A LGPD exige que a empresa trate dados de clientes, funcionários ou parceiros com clareza e responsabilidade. Não pode coletar informações "por via das dúvidas" ou usar um e-mail de candidato a vaga para enviar promoções depois. Cada dado deve ter um motivo específico (ex.: contratar, faturar, prestar serviço), ser atualizado, protegido e apagado quando não servir mais. Se o cliente pedir, a empresa precisa mostrar o que tem sobre ele e como usa.
Como atender (passo a passo)
- Definir o "porquê" de cada dado Antes de pedir RG, CPF ou até endereço de e-mail, perguntar: "Precisamos disso para quê?".
- Exemplo: O RH só pede comprovante de residência se a vaga exige (não por rotina).
- Ação: Criar uma lista de finalidades legítimas por área (ex.: "CPF no comercial = emitir nota fiscal").
- Coletar só o necessário Evitar planilhas com "dados extras". Se o motivo é enviar boleto, não peça data de nascimento.
- Ação: Revisar formulários (site, contratos, cadastros) e cortar campos desnecessários.
- Proteger e atualizar os dados
- Segurança: Dados em nuvem? Verificar se o provedor tem criptografia. Planilha local? Senha e backup.
- Qualidade: Ter processo para corrigir dados desatualizados (ex.: cliente muda de e-mail e avisa).
- Informar o titular e dar acesso
- Transparência: Incluir no site/contrato uma política de privacidade simples (ex.: "Seus dados serão usados para X, por Y tempo").
- Acesso: Treinar a equipe para responder a pedidos como "Quais dados vocês têm sobre mim?" em até 15 dias.
- Apagar quando não servir mais
- Regra: Se o dado não tem mais finalidade (ex.: candidato não contratado há 2 anos), deletar.
- Ação: Criar um cronograma de limpeza de bancos de dados (ex.: apagar leads inativos a cada 6 meses).
O que auditor procura como evidência
- Documento de finalidades: Tabela ou planilha que liga cada tipo de dado (ex.: "CPF de cliente") à sua finalidade (ex.: "emissão de NF").
- Registros de exclusão: Logs ou e-mails comprovando que dados antigos foram apagados.
- Treinamentos: Comprovante de que a equipe sabe responder a pedidos de titulares (ex.: print de uma capacitação).
- Política de privacidade: Versão pública e fácil de encontrar (ex.: link no rodapé do site).
Erros comuns
- Coletar dados "por se precisar depois": Ex.: Pedir histórico médico em formulário de visita técnica sem motivo claro.
- Esquecer de atualizar: Usar um e-mail antigo de cliente e errar a cobrança (risco de reclamação na ANPD).
- Deixar dados expostos: Planilha de funcionários compartilhada no Google Drive com acesso "qualquer um com o link".
Artefatos sugeridos para evidência auditável
Tipos de documento, processo, registro ou indicador que tipicamente sustentam essa cláusula em auditoria. Cada um é gerado e rastreado dentro do facilita.ia.
| Tipo | Artefato | Por quê |
|---|---|---|
| Document | Política de Privacidade e Proteção de Dados | Estabelece as diretrizes para o tratamento de dados pessoais conforme os princípios da LGPD. |
| Business Process | Fluxo de Tratamento de Dados Pessoais | Define as etapas e responsabilidades para garantir a adequação e segurança no tratamento de dados. |
| Risk Register | Registro de Riscos de Proteção de Dados | Identifica e monitora riscos relacionados ao tratamento de dados pessoais, assegurando medidas preventivas. |
| Audit | Auditoria de Conformidade com a LGPD | Verifica a conformidade com os princípios da LGPD e a eficácia das medidas implementadas. |
| Kpi | Indicadores de Qualidade de Dados | Monitora a exatidão, atualização e pertinência dos dados pessoais tratados. |
Como o facilita.ia aplica essa cláusula ao contexto da sua empresa
O Benjamin contextualiza esta orientação para a sua operação, cruza a evidência com outras normas via Cross Intelligence e mantém o rastreamento auditável.
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