Texto da norma
Registro da(s) base(s) legal(is) que autoriza(m) cada atividade de tratamento (art. 7º e 11 da LGPD). LGPD, cláusula 3 · texto integral oficial em ANPD — Autoridade Nacional de Proteção de Dados.
Guia do Benjamin · IA do facilita.ia
O que isso quer dizer na prática?
A LGPD exige que a empresa justifique por escrito por que está usando dados de clientes, funcionários ou parceiros. Não pode coletar ou guardar informação "porque sim" — tem que ter um motivo válido (como contrato, consentimento ou obrigação legal) e registrar isso claramente. Exemplo: se o RH guarda CPF de candidatos, precisa anotar que a base legal é "processo seletivo".
Como atender (passo a passo)
- Listar todas as áreas que usam dados pessoais Mapear quem trata dados: Comercial (clientes), RH (funcionários), Financeiro (fornecedores), TI (sistemas). Anotar quais dados cada um usa (nome, e-mail, localização etc.).
- Definir a base legal para cada uso Para cada atividade, escolher um motivo da LGPD:
- Consentimento: O titular autorizou (ex.: newsletter).
- Contrato: Precisa dos dados para cumprir um serviço (ex.: entrega de produto).
- Obrigação legal: Lei exige (ex.: notas fiscais para Receita).
- Legítimo interesse: Benefício claro para empresa e titular (ex.: análise de fraude).
- Documentar em uma tabela ou sistema Criar um registro simples (planilha ou ferramenta de compliance) com:
- Área/Processo (ex.: "Cadastro de clientes").
- Dados tratados (ex.: "Nome, CPF, endereço").
- Base legal (ex.: "Contrato de compra").
- Responsável (ex.: "Gerente Comercial").
- Revisar com Jurídico ou DPO Enviar a lista para validação. Eles confirmam se as bases legais estão corretas e completas.
- Atualizar sempre que mudar um processo Se o Marketing passar a usar dados para campanhas novas, registrar a nova base legal (ex.: consentimento via opt-in).
O que auditor procura como evidência
- Planilha ou relatório com a relação de processos, dados e bases legais (atualizado nos últimos 6 meses).
- Comprovantes de consentimento (ex.: prints de termos aceitos em formulários online, contratos assinados).
- Registros de treinamento da equipe sobre bases legais (ex.: ata de reunião ou certificado de curso).
- Política de Privacidade publicada (site/intranet) explicando as bases para clientes e funcionários.
Erros comuns
- Usar "consentimento" para tudo: Não vale para dados obrigatórios por lei (ex.: CPF em nota fiscal). A base deve ser específica.
- Esquecer de atualizar o registro: Se o processo muda (ex.: novo sistema de RH), a base legal antiga fica inválida.
- Deixar áreas de fora: Operações ou TI às vezes tratam dados sem documentar (ex.: logs de acesso a sistemas).
Artefatos sugeridos para evidência auditável
Tipos de documento, processo, registro ou indicador que tipicamente sustentam essa cláusula em auditoria. Cada um é gerado e rastreado dentro do facilita.ia.
| Tipo | Artefato | Por quê |
|---|---|---|
| Document | Política de Privacidade e Proteção de Dados | Estabelece as bases legais para o tratamento de dados conforme a LGPD. |
| Business Process | Fluxo de Tratamento de Dados Pessoais | Mapeia as atividades de tratamento de dados e suas respectivas bases legais. |
| Evidence | Registros de Consentimento | Comprova a obtenção de consentimento como base legal para tratamento de dados. |
| Audit | Auditoria de Conformidade com a LGPD | Verifica se as bases legais estão sendo corretamente aplicadas e registradas. |
| Kpi | Indicador de Conformidade com Bases Legais | Monitora a aderência às bases legais estabelecidas para tratamento de dados. |
Como o facilita.ia aplica essa cláusula ao contexto da sua empresa
O Benjamin contextualiza esta orientação para a sua operação, cruza a evidência com outras normas via Cross Intelligence e mantém o rastreamento auditável.
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