Texto da norma
Para o tratamento e uso compartilhado de dados necessários à execução de políticas públicas previstas em leis e regulamentos ou respaldadas em contratos, convênios ou instrumentos congêneres. LGPD, cláusula 3.3 · texto integral oficial em ANPD — Autoridade Nacional de Proteção de Dados.
Guia do Benjamin · IA do facilita.ia
O que isso quer dizer na prática?
A empresa pode usar dados de clientes, funcionários ou parceiros sem pedir permissão se for para cumprir uma obrigação legal ou um acordo com o governo. Exemplo: enviar relatórios ao INSS sobre funcionários, compartilhar dados com a Receita Federal em auditorias, ou repassar informações para programas públicos (como o Pronampe para pequenos negócios). Mas só vale se tiver lei, contrato ou convênio formalizando isso.
Como atender (passo a passo)
- Identificar a base legal Verificar se existe uma lei, decreto, contrato ou convênio que exija o compartilhamento dos dados. Exemplo: a empresa é obrigada a enviar dados de folha de pagamento ao eSocial (governo federal).
- Mapear quais dados são necessários Listar somente os dados obrigatórios para aquela política pública. Exemplo: para o eSocial, são necessários CPF, salário e cargo — não precisa enviar endereço pessoal ou histórico médico.
- Documentar o processo Criar um registro interno (planilha, sistema ou e-mail formal) explicando:
- Qual política pública exige o compartilhamento.
- Quais dados serão enviados.
- Para qual órgão/entidade (ex: Receita Federal, Ministério do Trabalho).
- Prazo ou frequência (mensal, anual, sob demanda).
- Limitar o acesso aos dados Restringir o manuseio desses dados apenas às áreas envolvidas (ex: RH para eSocial, financeiro para notas fiscais à Receita). Usar senhas ou permissões no sistema.
- Comunicar os envolvidos (se aplicável) Se os dados forem de clientes ou funcionários, informar no site, contrato ou política de privacidade que aqueles dados podem ser compartilhados para cumprir leis. Exemplo: "Seus dados podem ser enviados a órgãos públicos conforme exigido por lei."
O que auditor procura como evidência
- Contratos/convênios assinados com órgãos públicos que justifiquem o compartilhamento.
- Registros de envio de dados (ex: comprovante de transmissão ao eSocial, protocolos de entrega à Receita).
- Política interna (mesmo que simples) descrevendo quais dados são compartilhados, por quê e com quem.
- Logs de acesso (quem visualizou/exportou os dados e quando).
Erros comuns
- Enviar dados a mais do que o necessário: Exemplo: mandar RG e comprovante de residência para a Receita quando só pede CNPJ e faturamento.
- Falta de registro: Não guardar prova de que o compartilhamento foi feito por obrigação legal (ex: print da lei ou do contrato).
- Deixar dados expostos: Salvar planilhas com CPFs em pastas públicas da rede ou e-mails sem criptografia.
Artefatos sugeridos para evidência auditável
Tipos de documento, processo, registro ou indicador que tipicamente sustentam essa cláusula em auditoria. Cada um é gerado e rastreado dentro do facilita.ia.
| Tipo | Artefato | Por quê |
|---|---|---|
| Document | Política de Tratamento de Dados para Políticas Públicas | Estabelece diretrizes para o tratamento de dados em conformidade com a LGPD. |
| Business Process | Fluxo de Tratamento de Dados para Políticas Públicas | Define os passos operacionais para o tratamento de dados em políticas públicas. |
| Risk Register | Registro de Riscos de Tratamento de Dados | Identifica e gerencia riscos associados ao tratamento de dados em políticas públicas. |
| Audit | Auditoria de Conformidade com a LGPD | Verifica a conformidade com a LGPD no tratamento de dados para políticas públicas. |
| Kpi | Indicadores de Conformidade com a LGPD | Monitora a efetividade das políticas e processos de tratamento de dados. |
Como o facilita.ia aplica essa cláusula ao contexto da sua empresa
O Benjamin contextualiza esta orientação para a sua operação, cruza a evidência com outras normas via Cross Intelligence e mantém o rastreamento auditável.
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