Texto da norma
Quando necessário para a execução de contrato ou de procedimentos preliminares relacionados a contrato do qual seja parte o titular, a pedido do titular dos dados. LGPD, cláusula 3.5 · texto integral oficial em ANPD — Autoridade Nacional de Proteção de Dados.
Guia do Benjamin · IA do facilita.ia
O que isso quer dizer na prática?
A empresa só pode usar dados pessoais de um cliente, funcionário ou parceiro se for essencial para cumprir um contrato que ele pediu. Exemplo: se um cliente compra um curso online, você pode guardar o e-mail dele para enviar o acesso, mas não pode usar esse e-mail para mandar promoções sem permissão. A regra vale desde o primeiro contato (como uma proposta comercial) até o fim do contrato.
Como atender (passo a passo)
- Identificar contratos que usam dados pessoais Mapear todos os processos que dependem de dados para funcionar: contratação de funcionários (RH), vendas (comercial), suporte ao cliente (operacional). Exemplo: o CPF do funcionário é necessário para emitir holerite; o endereço do cliente é obrigatório para entregar um produto.
- Garantir que o titular pediu o serviço Ter prova de que a pessoa solicitou aquele contrato ou processo. Exemplo:
- Assinatura digital em proposta comercial.
- E-mail do candidato autorizando o uso dos dados para o processo seletivo.
- Termo de adesão em site (com checkbox "Li e aceito").
- Usar somente os dados necessários para aquele contrato Se o contrato é de entrega de um produto, não coleta RG ou estado civil do cliente — só o que for crítico (nome, endereço, telefone). Cortar o excesso.
- Avisar no contrato (ou termo) como os dados serão usados Incluir uma cláusula simples tipo: "Seus dados serão usados apenas para [entregar o produto X]/[prestar o serviço Y], conforme solicitado por você."
- Parar de usar os dados quando o contrato acabar Apagar ou anonimizar os dados após o prazo legal (exemplo: notas fiscais guardadas por 5 anos por lei fiscal). Se for preciso guardar além disso, pedir nova autorização.
O que auditor procura como evidência
- Contratos/termos assinados com cláusula clara sobre uso de dados (exemplo: "Dados coletados: apenas os necessários para [finalidade]").
- Registros de consentimento (prints de checkbox marcado, e-mails de autorização, assinaturas em propostas).
- Lista de dados coletados por processo (planilha ou documento interno que mostre: "Processo X coleta apenas Y e Z").
- Política interna de descarte (prova de que dados são apagados após o fim do contrato, quando não há obrigação legal de guardá-los).
Erros comuns
- Coletar dados "por via das dúvidas": Exemplo: pedir RG do cliente para uma compra online que não precisa de identificação. Se não for essencial para o contrato, não peça.
- Usar dados do contrato para outras finalidades: Exemplo: usar o e-mail do funcionário (coletado para folha de pagamento) para enviar newsletters da empresa.
- Esquecer de atualizar os termos: Mudou o processo? Atualize a cláusula de dados no contrato. Exemplo: se antes a entrega era presencial e agora é por app, o termo deve refletir isso.
Artefatos sugeridos para evidência auditável
Tipos de documento, processo, registro ou indicador que tipicamente sustentam essa cláusula em auditoria. Cada um é gerado e rastreado dentro do facilita.ia.
| Tipo | Artefato | Por quê |
|---|---|---|
| Document | Política de Privacidade e Proteção de Dados | Estabelece as diretrizes para o tratamento de dados conforme a LGPD. |
| Business Process | Fluxo de Tratamento de Dados Pessoais | Define os procedimentos para execução de contrato conforme a cláusula 3.5 da LGPD. |
| Evidence | Registro de Consentimento do Titular | Comprova o consentimento do titular para tratamento de dados conforme a LGPD. |
| Risk Register | Registro de Riscos de Proteção de Dados | Identifica e gerencia riscos relacionados ao tratamento de dados conforme a LGPD. |
| Audit | Auditoria de Conformidade com a LGPD | Avalia a conformidade dos processos com a cláusula 3.5 da LGPD. |
Como o facilita.ia aplica essa cláusula ao contexto da sua empresa
O Benjamin contextualiza esta orientação para a sua operação, cruza a evidência com outras normas via Cross Intelligence e mantém o rastreamento auditável.
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