Texto da norma
Para o exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral. LGPD, cláusula 3.6 · texto integral oficial em ANPD — Autoridade Nacional de Proteção de Dados.
Guia do Benjamin · IA do facilita.ia
O que isso quer dizer na prática?
A empresa pode usar dados pessoais (como CPF, nome ou endereço) somente quando for necessário para defender direitos em processos judiciais, fiscais ou disputas contratuais. Exemplo: se um cliente entrar com ação cobrando algo, podemos acessar o histórico dele para provar que cumprimos nossa parte. Não vale usar essa regra para justificar coleta de dados em campanhas de marketing ou relatórios internos.
Como atender (passo a passo)
- Identificar a necessidade real: Antes de usar dados, confirmar que o caso é um processo judicial, fiscal (ex.: Receita Federal) ou arbitral (ex.: disputa com fornecedor). Exemplo: RH precisa dos dados de um ex-funcionario para responder a uma reclamação trabalhista.
- Limitar ao essencial: Coletar apenas os dados necessários para aquele processo. Exemplo: Se a briga é sobre pagamento, não precisa puxar o histórico médico do funcionário.
- Documentar o motivo: Registrar por escrito (e-mail, sistema ou formulário) qual processo exige aqueles dados e por quê. Exemplo: "Ação nº 12345 – Necessário acesso aos contratos do cliente X para comprovação de entrega".
- Excluir após uso: Após o fim do processo, apagar ou anonimizar os dados, a não ser que outra lei obrigue a guardá-los (ex.: prazos do Código Civil).
- Comunicar o titular: Se possível, avisar a pessoa (cliente, funcionário) que seus dados foram usados somente para aquele fim. Exemplo: "Seus dados foram consultados para responder à ação judicial Y – não serão usados para outros fins".
O que auditor procura como evidência
- Registros de justificativa: E-mails, protocolos ou campos em sistemas que expliquem qual processo demandou aqueles dados e quem autorizou.
- Log de acesso: Relatórios de quem acessou os dados, quando e por quê (ex.: "Consulta ao sistema em 10/05 por Maria (Jurídico) para processo tal").
- Política interna: Documento que orienta os times (RH, Jurídico, Comercial) sobre quando e como usar essa base legal.
- Comprovação de exclusão: Print de e-mails ou logs mostrando que os dados foram apagados após o fim do processo (se aplicável).
Erros comuns
- Usar como desculpa para tudo: Justificar coleta de dados em pesquisas de satisfação ou prospecção comercial com essa cláusula. Não rola.
- Guardar dados "por via das dúvidas": Manter informações de processos já encerrados sem motivo legal. Risco: Multa por armazenamento excessivo.
- Não treinar as equipes: Deixar o time jurídico ou RH sem saber que só vale para processos formais. Resultado: Uso inadequado da base legal.
Artefatos sugeridos para evidência auditável
Tipos de documento, processo, registro ou indicador que tipicamente sustentam essa cláusula em auditoria. Cada um é gerado e rastreado dentro do facilita.ia.
| Tipo | Artefato | Por quê |
|---|---|---|
| Document | Política de Privacidade e Proteção de Dados | Estabelece diretrizes para o tratamento de dados pessoais em conformidade com a LGPD. |
| Business Process | Fluxo de Atendimento a Solicitações de Titulares | Define o processo para exercício de direitos pelos titulares de dados. |
| Evidence | Registros de Atendimento a Solicitações de Titulares | Comprova o atendimento às solicitações de exercício de direitos pelos titulares de dados. |
| Kpi | Indicador de Tempo Médio de Resposta a Solicitações de Titulares | Monitora a eficiência no atendimento às solicitações de exercício de direitos. |
Como o facilita.ia aplica essa cláusula ao contexto da sua empresa
O Benjamin contextualiza esta orientação para a sua operação, cruza a evidência com outras normas via Cross Intelligence e mantém o rastreamento auditável.
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