Texto da norma
O titular pode solicitar confirmação sobre a existência de tratamento dos seus dados pessoais. LGPD, cláusula 4.1 · texto integral oficial em ANPD — Autoridade Nacional de Proteção de Dados.
Guia do Benjamin · IA do facilita.ia
O que isso quer dizer na prática?
A LGPD garante que qualquer pessoa (cliente, funcionário, candidato a vaga) pode perguntar à empresa: "Vocês têm algum dado meu guardado? Se sim, o que fazem com ele?". A empresa deve responder claramente — mesmo que não esteja usando os dados no momento. É como um cliente ligar para o banco e perguntar: "Vocês têm meu CPF aí?", e o banco confirmar ou negar.
Como atender (passo a passo)
- Criar um canal claro para solicitações Definir um e-mail (ex: lgpd@empresa.com.br), formulário no site ou até um número de WhatsApp específico para receber essas perguntas. Divulgar nos contratos, site e treinamentos.
- Treinar quem recebe a demanda Ensine a equipe (RH, SAC, jurídico) a:
- Registrar data, nome do solicitante e detalhes da pergunta (mesmo que seja verbal).
- Encaminhar para o responsável por dados (DPO ou equivalente) em até 2 dias úteis.
- Verificar nos sistemas Checar onde os dados do titular podem estar: planilhas de RH, CRM de vendas, e-mails antigos, sistemas de folha de pagamento. Ferramentas como busca por nome/CPF nos servidores ajudam.
- Responder por escrito em até 15 dias Enviar um e-mail ou carta formal com:
- Confirmação se há ou não tratamento.
- Se sim: quais dados (ex: "temos seu nome, CPF e histórico de compras").
- Se não: "Não localizamos seus dados em nossos registros".
- Guardar o registro da resposta Salvar a evidência (e-mail enviado, protocolo de carta) por 5 anos (prazo mínimo da LGPD).
O que auditor procura como evidência
- Registro das solicitações: Planilha ou sistema com data, nome do titular, tipo de pedido e status (ex: "Respondido em 10/05").
- Modelos de resposta: Padrões de e-mail/carta usados para confirmar ou negar a existência de dados.
- Treinamentos: Lista de presença ou certificado de equipe treinada para lidar com essas demandas.
- Política interna: Documento que explique como a empresa atende a esse direito (mesmo que seja 1 página).
Erros comuns
- Ignorar pedidos informais: Um cliente pergunta no chat do site "Vocês têm meus dados?" e a equipe responde só de boca, sem registrar. Risco: Sem prova, não existe.
- Demorar além de 15 dias: A lei não aceita "esqueci" ou "estava ocupado". Se precisar de mais tempo, avise por escrito antes do prazo expirar.
- Responder vago: Dizer só "Sim, temos seus dados" sem especificar quais. A LGPD exige transparência.
Artefatos sugeridos para evidência auditável
Tipos de documento, processo, registro ou indicador que tipicamente sustentam essa cláusula em auditoria. Cada um é gerado e rastreado dentro do facilita.ia.
| Tipo | Artefato | Por quê |
|---|---|---|
| Document | Política de Privacidade e Proteção de Dados | Estabelece diretrizes para confirmação de tratamento de dados pessoais. |
| Business Process | Processo de Atendimento a Solicitações de Titulares | Define fluxo para confirmação de tratamento de dados conforme solicitado pelo titular. |
| Kpi | Indicador de Tempo de Resposta a Solicitações de Titulares | Monitora a eficiência na confirmação de tratamento de dados pessoais. |
Como o facilita.ia aplica essa cláusula ao contexto da sua empresa
O Benjamin contextualiza esta orientação para a sua operação, cruza a evidência com outras normas via Cross Intelligence e mantém o rastreamento auditável.
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