Texto da norma
Informação das entidades públicas e privadas com as quais o controlador realizou uso compartilhado de dados. LGPD, cláusula 4.7 · texto integral oficial em ANPD — Autoridade Nacional de Proteção de Dados.
Guia do Benjamin · IA do facilita.ia
O que isso quer dizer na prática?
A LGPD exige que a empresa avise claramente para quem está repassando dados de clientes, funcionários ou parceiros. Não adianta só coletar as informações — tem que deixar explícito se elas vão para um banco, um sistema de folha de pagamento, um parceiro de logística ou até uma consultoria externa. O titular (a pessoa dona dos dados) precisa saber exatamente quem mais pode acessar suas informações e por quê.
Como atender (passo a passo)
- Mapear todos os compartilhamentos Liste quem recebe dados da empresa: contabilidade (ex: dados de funcionários), transportadoras (ex: endereços de clientes), plataformas de e-mail marketing (ex: nomes e e-mails para campanhas), etc. Inclua até sistemas internos que acessam bancos de dados (ex: ERP, CRM).
- Atualizar a política de privacidade Coloque no site/contratos/intranet uma seção tipo "Com quem compartilhamos seus dados" com:
- Nome das empresas/órgãos (ex: "Enviamos dados para a Contabilize Tudo Ltda. para emissão de holerites").
- Finalidade (ex: "A Transportadora X recebe seu endereço apenas para entregar seu pedido").
- Se os dados vão para fora do Brasil (ex: "Usamos o MailChimp, sediado nos EUA").
- Avisar o titular no momento da coleta Em formulários (site, contratos, cadastros), inclua uma caixa de seleção ou texto claro: "Seus dados serão compartilhados com [empresa Y] para [motivo Z]. Concorda?" (com opção de recusar, quando aplicável).
- Manter registros atualizados Sempre que um novo parceiro receber dados (ex: contratar um novo sistema de cobrança), atualize a lista de compartilhamentos e a política de privacidade. Anote a data da mudança.
- Treinar as equipes Ensine RH, comercial e TI a:
- Não repassar dados sem checar se o destino está na lista aprovada.
- Perguntar ao jurídico/qualidade antes de compartilhar com um novo parceiro.
O que auditor procura como evidência
- Lista atualizada de todas as empresas/órgãos que recebem dados (planilha, documento assinado pela direção).
- Política de privacidade publicada (site, intranet, contratos) com a seção de compartilhamento datada e versada.
- Registros de consentimento: prints de telas, contratos ou e-mails onde o titular foi avisado e concordou (ou teve chance de recusar).
- Minutas de contratos com parceiros que recebem dados, onde conste cláusulas de confidencialidade e finalidade do uso.
- Ata de treinamento com a equipe sobre o tema (data, participantes, conteúdo).
Erros comuns
- Esquecer de incluir sistemas internos: Acham que só vale para "terceiros", mas compartilhar dados entre áreas da empresa (ex: RH passa dados para o financeiro) também conta. Se o titular não foi avisado, está errado.
- Deixar a lista desatualizada: Contratar uma nova transportadora e não adicioná-la na política de privacidade. Auditoria pega isso fácil.
- Usar termos vagos: Escrever "compartilhamos com parceiros" sem especificar quem e para quê. Tem que ser concreto: "compartilhamos nome e CPF com o Banco Y para análise de crédito".
Artefatos sugeridos para evidência auditável
Tipos de documento, processo, registro ou indicador que tipicamente sustentam essa cláusula em auditoria. Cada um é gerado e rastreado dentro do facilita.ia.
| Tipo | Artefato | Por quê |
|---|---|---|
| Document | Política de Compartilhamento de Dados Pessoais | Estabelece diretrizes claras sobre o compartilhamento de dados com entidades públicas e privadas. |
| Evidence | Registro de Compartilhamento de Dados | Comprova o cumprimento da cláusula através de registros detalhados de compartilhamento de dados. |
| Business Process | Processo de Gestão de Compartilhamento de Dados | Define o fluxo operacional para garantir a informação sobre compartilhamento de dados. |
| Audit | Auditoria de Compliance com a LGPD | Verifica a conformidade com a cláusula através de auditorias internas periódicas. |
| Interested Party | Lista de Entidades com as quais os Dados são Compartilhados | Identifica e documenta as entidades públicas e privadas envolvidas no compartilhamento de dados. |
Como o facilita.ia aplica essa cláusula ao contexto da sua empresa
O Benjamin contextualiza esta orientação para a sua operação, cruza a evidência com outras normas via Cross Intelligence e mantém o rastreamento auditável.
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